Blogiteksti tiivistettynä

• IT vaikuttaa yritysjärjestelyn onnistumiseen koko elinkaaren ajan: kaupan hintaan, toteutuksen sujuvuuteen ja säästöjen toteutumiseen.
• Piilevät IT-kustannukset ja lisenssiehdot on syytä selvittää ennen allekirjoitusta.
• Toteutuksessa muutosten oikea järjestys ja ajoitus pitävät liiketoiminnan käynnissä.
• Johdon kannattaa arvioida ajoissa, riittävätkö oman organisaation kokemus ja kapasiteetti järjestelyn läpivientiin.

Yrityskaupassa lopullisen onnistumisen pullonkaulaksi muodostuu usein IT-järjestelmät, -sopimukset sekä data. Siksi IT kannattaa ottaa mukaan prosessiin jo hyvissä ajoin ennen sopimuksen allekirjoittamista. Järjestelyn läpivienti on eri laji kuin arjen IT-ylläpito, ja se vaatii osaamista, jota harvalla organisaatiolla on valmiina omasta takaa.

IT kuuluu mukaan jo kaupan valmisteluun

Yrityskaupan valmistelussa huomio kohdistuu luontevasti talouslukuihin, markkina-asemaan ja sopimusehtoihin. Organisaation IT jää tässä vaiheessa helposti sivurooliin, vaikka juuri järjestelmät ja niihin liittyvät sopimukset kertovat paljon siitä, mitä kauppa lopulta maksaa.

Siksi organisaation IT kannattaa ottaa mukaan jo kaupan valmistelussa. Sen tehtävä on auttaa arvioimaan, mitä ollaan ostamassa, missä järjestelmät menevät päällekkäin ja mitä niiden yhdistäminen tulee maksamaan. Samalla rakennetaan tiekartta toteutukselle ja varmistetaan, että liiketoiminta toimii heti ensimmäisestä päivästä lähtien uuden omistajan alaisuudessa.

Sopimuksista ja järjestelmäkuvauksista on osattava löytää piilevät kustannukset, kertynyt teknologiavelka ja lisenssiehdot, jotka voivat muuttua kalliiksi omistuksen vaihtuessa. Selvitys edellyttää tietoa, mitä kysyä ja mistä etsiä.

Kyse ei ole teoreettisesta riskistä. Olemme nähneet tilanteita, joissa koko kauppa kaatui due diligence -vaiheessa, kun IT:n todelliset ylläpitokustannukset tulivat ostajan tietoon. Yhtä lailla olemme nähneet kauppoja, joissa samoja kustannuksia ei ymmärretty etukäteen ja ostaja joutui heti kaupan jälkeen vaikeisiin kustannusleikkauksiin.

Tällaiset löydökset eivät silti useinkaan ole syy luopua kaupasta. Kun ne tunnetaan ajoissa, ne voidaan huomioida hinnassa, sopimusehdoissa ja integraation suunnittelussa.

Toteutus vaatii sekä rohkeutta että harkintaa

Kun järjestely etenee toteutukseen, muutokset kohdistuvat liiketoiminnan ytimeen. ERP-, CRM- ja taloushallinnon järjestelmiä muutetaan, ja perustiedot eli master data puhdistetaan ja siirretään. Samaan aikaan laskutuksen on rullattava ja raportoinnin pysyttävä luotettavana.

Tämä on järjestelyn riskialttein vaihe, koska jokainen tekninen muutos heijastuu ihmisten päivittäiseen työhön. Liiketoimintaprosessien ja IT:n muutokset on ymmärrettävä yhtenä kokonaisuutena, ja ne on tehtävä oikeassa järjestyksessä, oikeaan aikaan ja ihmisille hyvin viestittyinä.

Virheitä voi tehdä kumpaankin suuntaan. Liiallinen riskinotto ja tuntemattomat riippuvuudet johtavat herkästi liiketoiminnan katkoksiin. Jos taas ei uskalleta edetä riittävän rohkeasti, toiminta kyllä yleensä pyörii, mutta tehottomasti, kalliisti ja kaikkia osapuolia turhauttavalla tavalla.

Toteutusvaihe on ajoittain kriisijohtamista. Olemme olleet mukana myös hankkeissa, joissa muutos ei ole edennyt riittävän nopeasti ja hanke on pitänyt saada uudelleen raiteilleen. Tällaisissa tilanteissa korostuu kokemus: kun vastaavista tilanteista on selvitty aiemmin, tiedetään, mihin huomio kannattaa kohdistaa ensin.

Säästöt konkretisoituvat vasta loppusiivouksen jälkeen

Kun suurin muutos on takana, väliaikaiset ratkaisut puretaan, vanhat järjestelmät ajetaan alas ja IT-toimittaja-, pilvi- ja lisenssisopimukset neuvotellaan vastaamaan uuden organisaation kokoa ja rakennetta. Tässä vaiheessa myös kasvaneen volyymin tuoma neuvotteluasema kannattaa hyödyntää.

On kohtalaisen yleistä, että rinnakkaiset järjestelmät jäävät pyörimään jopa vuosiksi, koska kukaan ei ehdi tai uskalla ajaa niitä alas. Olennainen merkitys on ostajan tahtotilalla sekä sillä, kuinka kallis ja kriittinen liiketoiminta uudelle omistajalle on. Jokainen ylimääräinen kuukausi syö kuitenkin niitä säästöjä, joilla järjestely aikanaan perusteltiin.

Loppusiivouksen kestolle ei ole yhtä oikeaa mittaa. Esimerkiksi 500 hengen organisaatiossa siihen voi riittää kolme kuukautta, kun taas 50 000 hengen organisaatiossa työ voi kestää kolme vuotta. Asiantuntevasti ja järjestelmällisesti johdetussa hankkeessa se on joka tapauksessa merkittävästi nopeampi kuin hankkeessa, jossa loppuun saattamisesta ei vastaa kukaan.

Kysymyksiä johdolle ennen järjestelyä

Yritysjärjestely on IT:lle tiukasti aikataulutettu ja liiketoimintakriittinen hanke, jossa harjoitteluun ei ole varaa. Siksi johdon kannattaa ennen järjestelyä pohtia rehellisesti muutamaa kysymystä:

• Onko organisaatiossamme ihmisiä, jotka ovat olleet mukana vastaavissa järjestelyissä tai peräti johtaneet niitä?
• Tunnemmeko järjestelyn eri vaiheisiin liittyvät parhaat käytännöt ja tiedämmekö, mitä meiltä kussakin vaiheessa vaaditaan?
• Onko meillä varaa oppia virheiden kautta?
• Riittääkö oma kapasiteettimme muutoksen läpivientiin ilman, että perusliiketoiminta vaarantuu?

Viimeinen kysymys on usein ratkaiseva: jos avainhenkilöt vievät järjestelyä eteenpäin oman työnsä ohessa, kärsivät yleensä sekä muutos että arjen toiminta.

Onnistuminen yritysjärjestelyissä edellyttää, että IT on mukana alusta asti, toteutus etenee hallitusti ja myös loppusiivouksesta huolehditaan. Kokemus näkyy ennen kaikkea siinä, että sudenkuopat tunnistetaan ajoissa ja vaikeisiinkin päätöksiin uskalletaan tarttua.

Kun järjestely on suunnitteilla, kannattaa siis jo varhain kysyä: kuka vastaa IT-muutoksesta koko elinkaaren ajan, ja onko hänellä siihen tarvittava kokemus?

---